Aukcje i licytacje elektronicznePodpis elektroniczny
Podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny. Bezpieczny podpis elektroniczny stanowi elektroniczny odpowiednik podpisu odręcznego i zawiera wszystkie jego najistotniejsze cechy, tzn. :
- potwierdza jednoznacznie tożsamość osoby podpisującej,
- uniemożliwia zaprzeczenie faktu podpisania,
- jest powiązany z treścią, która została podpisana,
- uniemożliwia wprowadzenie jakichkolwiek, niezauważalnych zmian w podpisanej treści.
Dzięki zastosowaniu podpisu elektronicznego w aukcji elektronicznej dysponujemy niepodważalnym dowodem złożenia oferty przez ściśle określona osobę. Tzw. bezpieczny podpis elektroniczny można uzyskać w placówkach kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne lub ich partnerów. Uzyskaniu bezpiecznego podpisu elektronicznego towarzyszy przedłożenie wymaganych dokumentów i zaświadczeń potwierdzających jednoznacznie tożsamość strony ubiegającej się o podpis.
Bezpieczny podpis elektroniczny (wymagany np. w aukcjach elektronicznych lub służący do podpisywania e-faktur) składa się kilku elementów tworzących tzw. bezpieczne środowisko:
- karta kryptograficzna
- czytnik
- oprogramowanie
- certyfikat kwalifikowany
- wystawca certyfikatu wpisany do rejestru uprawnionych podmiotów Narodowe Centrum Certyfikacji
Uwaga!
Określenie "podpis elektroniczny" jest stosowane powszechnie także dla certyfikatów powszechnych, certyfikatów korporacyjnych, różnych innych rozwiązań stosowanych w bankach spełniających podobna rolę co podpis bezpieczny. Dlatego przed udziałem w aukcji z zastosowaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego certyfikatem kwalifikowanym należy upewnić się czy jej uczestnik posiada właściwy, określony ustawą podpis. Uzyskanie bezpiecznego podpisu może trwać nawet kilka dni.
Procedura uzyskiwania podpisu elektronicznego
1. Jaki podpis jest potrzebny do aukcji (w zamówieniu publicznym)?
Podpis tzw. bezpieczny czyli weryfikowany certyfikatem kwalifikowanym. Taki sam jaki jest stosowany np. w kontaktach z ZUS (program Płatnik)
2. Na kogo podpis ma być wystawiony?
Podpis elektroniczny jest podpisem osobistym a więc musi być wystawiony na osobę. To musi być osoba, która jest uprawniona do składania oświadczeń woli w imieniu firmy. Jeżeli podpisem będzie posługiwać się ktoś kto nie jest uwidoczniony w dokumentach firmowych (KRS, EDG) jako reprezentant, to Zamawiający powinien zostać poinformowany o udzieleniu pełnomocnictwa przez Wykonawcę wyznaczonej osobie. To pełnomocnictwo może być udzielone np. tylko do jednej aukcji lub na określony czas.
3. Czy można posłużyć się podpisem np. księgowej?
Tak, pod warunkiem udzielenia jej pisemnego pełnomocnictwa, o którym mowa w pkt. 2.
4. Do kogo kierować się po podpis?
Podpisy elektroniczne wydają tylko uprawnione podmioty. Ich lista jest umieszczona na stronie
Narodowego Centrum Certyfikacji. Największym
uprawnionym centrum certyfikacji jest CERTUM. Wybór dostawcy należy do wnioskodawcy. Kryterium
wyboru to raczej czas i łatwość uzyskania, odległość od przedstawiciela centrum certyfikacji.
Większość centrów ma swoich przedstawicieli i podmioty współpracujące w całej Polsce.
Wybierając dostawcę podpisu należy zapytać o wszystkie procedury, dokumenty niezbędne do uzyskania
podpisu i czas realizacji usługi.
5. Czy można całą procedurę uzyskiwania podpisu załatwić przez Internet?
Nie. Bezpieczny podpis elektroniczny to jak dowód osobisty. Musi bezwzględnie nastąpić osobista weryfikacja tożsamości wnioskodawcy a więc kontakt z przedstawicielem wystawcy. To znacznie wpływa na czas uzyskania podpisu.
6. Wystawca podpisu pyta czy nazwa firmy ma być umieszczona w certyfikacie. Czy ma to znaczenie?
Dla aukcji nie. To informacja dodatkowa nie mająca znaczenia dla ważności składanej oferty - liczy się przecież podpisująca osoba. W przypadku pracownika firmy, wpisanie nazwy do certyfikatu może jednak skutkować niemożnością stosowania podpisu po zmianie miejsca pracy gdyż certyfikat będzie wtedy wprowadzać w błąd. Jeżeli pracodawca kupuje podpis pracownikowi to może żądać wpisania nazwy firmy i unieważnić certyfikat po rozwiązaniu umowy z pracownikiem.
7. Mam jutro aukcję - czy zdążę uzyskać podpis?
Raczej nie, ale cuda się zdarzają. To zależy od procedur wystawcy, możliwości umówienia weryfikacji tożsamości i tego czy wnioskodawca ma gotowe wszystkie wymagane dokumenty. Do tego trzeba jeszcze dodać czas na zainstalowanie podpisu na komputerze i skonfigurowanie stanowiska do aukcji. Lepiej nie ryzykować gdyż w ostatniej chwili Operator platformy przetargowej może nie być w stanie udzielić wsparcia w razie problemów. O możliwości aukcji wykonawca dowiaduje się z SIWZ a więc na długo przed terminem aukcji.
8. W naszej firmie jest reprezentacja łączna 2 osób. Jak elektronicznie podpisywać ofertę?
Poza aukcjami to problem łatwiejszy do rozwiązania gdyż łączność podpisów nie jest tożsama z jednoczesnością. Jednak w aukcji składanie dwóch podpisów jeden po drugim znacznie wydłuża czas procesu i ma tym samym wpływ na konkurencyjność działania a czasem mogłoby wręcz uniemożliwić złożenie kolejnej oferty. Dlatego w takiej sytuacji należy udzielić pełnomocnictwa trzeciej osobie i tę osobę wyposażyć w podpis elektroniczny.
9. Mamy już podpis elektroniczny od kilku miesięcy. Czy można go stosować?
Tak, pod warunkiem że certyfikat jest jeszcze ważny. Należy to sprawdzić z odpowiednim wyprzedzeniem za pomocą oprogramowania dostarczonego z podpisem. W razie ryzyka utraty ważności w okolicach terminu aukcji należy go przedłużyć. Przedłużanie w czasie ważności jest zazwyczaj prostsze niż uzyskiwanie nowego podpisu po wygaśnięciu ważności certyfikatu.
10. Mam już podpis elektroniczny. Czy mogę składać oferty w aukcji?
Tak ale trzeba pamiętać o tym, że podpis jako całość (czytnik, karta, oprogramowanie) musi być z sukcesem zainstalowany na komputerze na którym bierzemy udział w aukcji oraz że trzeba przystosować to stanowisko komputerowe zgodnie z wymaganiami operatora aukcji. Takie przygotowanie należy przeprowadzać przed każdą aukcją gdyż mogą zmienić się konfiguracje w komputerze lub rekomendacje Operatora platformy przetargowej.
